nedjelja, 3. srpnja 2011.

Odnosi s javnošću u internim komunikacijama.
Većina zaposlenih se okuplja i vodi razgovore u prostorijama koje poznaju ili su im dovoljno bliske za reagiranje na komunikaciju. Odnosi s javnošću u takvim prostorijama prepoznaju formalni i neformalni pristup komuniciranju. Oba su jako važna za prijenos informacija i u općenitom načinu  ,a nekad i u konfliktnom načinu komunikacije. Poboljšanje tehnike komuniciranja u ovakvim oblicima razmjene čini interne komunikacije uspješnima. Svakako da bi organizacije morale poraditi na neformalnim okupljanjima zaposlenika i pospješiti takav oblik interakcije.

Formalna komunikacija.
Formalne komunikacije se obično izvode iz sheme ,hijerarhije i priručnika same organizacije,a postoje tri oblika formalne komunikacije:
1.Silazna komunikacija.
2.Uzlazna komunikacija.
3.Horizontalna komunikacija.

1.Silazna komunikacija znači da se informacije prenose ili spuštaju na niži nivo,po rangu važnosti u organizacijskoj upravi. Takav oblik prijenosa informacija može dovesti do iskrivljivanja same informacije,pa kada poruka stigne do krajnjeg korisnika ima sasvim drugačiji oblik i smisao od one odaslane. Oblici koji su najčešći u ovakvim prijenosima jesu sastanci. Sastanci „Učiteljskih vijeća, vijeća učenika,roditeljskih  vijeća ili sastanaka“itd.
Postoje i malo manje popularne metode prijenosa informacija,koji se barem teže i rjeđe upotrebljavaju,a to su brifinzi tima,bilteni ili e-mailovi. Brifinzi tima obično dobivaju na važnosti na projektnim planovima ili u ubrzanim radnim uvjetima,koji su ostavljeni samo zainteresiranim stranama da riješe. Bilteni u osnovnom obrazovanju baš i nisu čest slučaj,ali nisam naišao na neki primjer(barem nisam čuo za to).Inače je veoma efikasna metoda prijenosa kvalitetnih i pravovremenih informacija od vrha prema niže. Jedini je problem sama izloženost biltena i upitno je samo korištenje istog.
E-mailovi su uglavnom u upotrebi između školskih sustava ili na veću daljinu,kao neki od oblika komunikacijskog kanala,na koja se uglavnom odazivaju uski krug ljudi ili grupe sa sličnim interesima.

2.Uzlazna komunikacija je osmišljena kao mogućnost samih zaposlenika da se „obrate“glavnima i odgovornima u upravama. Cilj takvih okupljanja jeste da zaposlenici iznesu glavne probleme u svojoj okolini ili da se iznesu stavovi o kvalitetnijem načinu rada na radnom mjestu. Najčešći oblici su :posjećivanje uposlenih na radnom mjestu,sastanci sa sindikalnim povjerenicima,telefonske i e-mail linije za pomoć i pitanja,ankete za osoblje. Najčešće upotrebljavani oblik je posjećivanje uposlenih i traženje informacija direktno na radnom mjestu. To je ujedno i najefikasniji dio ,budući da sam ravnatelj zna gdje se osoba za razgovor nalazi,a samim time je i osobi svježe sjećanje o problemima i stavovima koji ga tište. Otežavajuća okolnost jeste kada ravnatelj/ica nastupi agresivno ili sa prijetećim stavom,pa se u tim slučajevima češće događa ne razumijevanje ili izbija konflikt. Sastanci sa sindikalnim povjerenicima čini one sastanke koji su već doveli do nekog oblika povrede ili dužnosti ili radnih odnosa. U tom slučaju se za sastanak trebaju pripremiti i uprava i sindikat,sa pravovaljanim argumentima i stavovima. Linije za pomoć i podršku,bilo telefona ili e-maila,imaju svoju podršku u dodatnom informiranju ili pojašnjavanju informacija,ali samo ukoliko se postigne odobravanje i jedne i druge strane. Naravno za tako nešto je potreban i sustavni rad na komunikacijskim kanalima,jer bez sustavne obrade i odgovora na informacije nema daljnjeg suodnosa ili povratne informacije. Anketa za osoblje je najinteresantnija i ujedno najbolji način „skeniranja“ukupne situacije u organizaciji,sa sustavom otvorenih i zatvorenih pitanja se može imati kvalitetna informacija o situaciji u samoj organizaciji,naravno da je ovo jedini način da popravimo svoje zamišljeno okružje ili naše „sljepilo“da popravimo i unaprijedimo. Otežavajuća okolnost za ovaj vid komunikacije jeste što košta i iziskuje mnogo vremena i truda,a naravno i stručnu osobu za obradu podataka.

3.Horizontalna komunikacija jeste komunikacija između isto rangiranih u organizaciji ili malo niže u hijerarhiji ovlaštenja. Veća je vjerojatnost da zaposlenici ne žele niti imaju namjeru da uspostave kontakt između većeg utjecajnog nivoa,pa je to jedan od otežavajućih mogućnosti u svladavanju kvalitetne komunikacije. Najčešći oblici  ovakvog horizontalnog komuniciranja jesu između slično postavljenih ili približnih oblika rada,odnosno između zaposlenika koji imaju približne dodirne točke rada. Njima je to daleko lakši način uspostave kontakta,ali i najlakši način za premostiti prepreke ili barijere. Ovo je jedan od efektivnih  modela u poboljšavanju radnih aktivnosti,jer jedna grupa koja je riješila problem lako može biti savjetodavna drugoj grupi,koja taj problem ima. Lekcije naučene u jednoj skupini se lako prenose na drugu. Efikasna horizontalna komunikacija opet smanjuje dupliciranje posla ili nezavršavanja zadataka. Otežavajuće jeste što za ovakav vid komunikacije treba jako mnogo vremena.


Neformalna komunikacija.
Neformalna komunikacija je onaj oblik interakcije koji se događa svugdje. Bilo to izvan ili unutar organizacije,bilo to pokraj kafe aparata ili u samome holu organizacije,a glavna im je komponenta da je okruženje ugodno i prostor prihvatljiv za sve upućene. Ovaj oblik informiranja može dati i neželjene rezultate,a pogotovu u slučajevima dezinformiranja ili tračeva. Ukoliko je organizacija dobro postavila komunikacijske kanale i ukoliko je imala jasne poruke,onda se ovaj oblik i ne smatra prijetnjom za realizaciju ciljeva.

Komunikacijski planovi  moraju biti jasni i pregledni,a samim time i provedivi. Ukoliko se dosljedno ne organiziraju i ne provode,onda je sav trud uzaludan,samim time se dovodi u pitanje efikasnost  samih radnji na pravilnom i aktivnom načinu komuniciranja.

Kanali  interne komunikacije.
Komunikacija licem u lice:
Događaji:
Tiskana komunikacija:
Kompjuterska komunikacija:
Sastanci jedan na jedan
Brifinzi tima
Mentorstvo, nadgledanje
Obilazak osoblja
Dogovoreni ručci

Konferencije
Prezentacije i govori
Predstave, tematski događaji i poslovne simulacije
Radionice i seminari

Magazini i novine
Bilteni
Priručnici i vodiči
Brifing
Elektronska komunikacija
Telefon
Fax

Pisma i memorandumi
E-mail
Dokumenti na disketi ili preko mreže
Internet/Intranet
Organizacijska komunikacija
Participativne strukture
Fokus grupe i sastanci
Sažetak o načinima efikasne interne komunikacije

Nema komentara:

Objavi komentar

Ostavite svoj komentar ovdje.

osjob.blogger.com

Blog o odnosima s javnošću. Teorija i praksa na jednom mjestu.

OsJob Communication

OsJob je blog koji se interesira o odnosima s javnošću i komunikaciji. Bavi se svim aspektima djelovanja i alata PR-a i olakšavanja komunikacije.