Proces uspostave bolje organizacije

Izabrati strategiju i nije naj -zahvalniji posao. Uvijek ima netko tko misli nešto ,pa se opet ne može odlučiti za ono što je očito. Pogotovu ako imate ne sigurnog vlasnika i poslovođu koji nije siguran u svoje znanje. Ponekad je to čak i zabavno,ali kada dugo traje postaje zamorno.

Odabrana strategija treba imati pokriće u poslu. Ukoliko se svima ne objasni sve protokolarne obaveze,tada imate samo ciklus bez kraja. Pojedinci imaju samo naziv od pojedinih oblika rada. Većinom imaju samo dojam o pojedinim postupcima. Većinom nije izvježbano i uglavnom ne poštuju se pravila posla. Ovdje smo koristili jednostavnu strategiju za poslovanje.

Strategija,koja je odabrana je bazirana na jednostavan način:

-znati i proslijediti informacije koje su bitne za poslovanje. Svakako smo bazirali prosljeđivanje na samo najbitnije stavke,koje su potrebne za poslovni ciklus. Posebno smo tražili uvježbavanje i izgradnju protokola za sve poslovne zahtjeve. Kada smo ozbiljnost dobili u tom smjeru,tada je bilo olakšano u kasnijem procesu kvalitete. Posebno smo bili zainteresirani na izgradnju ciljeva. Tu je problem što većina nema glavnu sliku o svim aspektima djelovanja,a to je opet otežavajući element za bolje i efikasnije djelovanje.

-planirati je bilo jako teško (u ovom slučaju). Većina malih organizacija nema volje pratiti svoje djelovanje. Nikako nismo mogli natjerati poslovođe u održavanju redovitih sastanaka. Poseban je problem bila situacija sa pisanjem poslovnih planova. Većinom je planiranje bilo ne potpuno. Pojedini poslovni procesi su bili jednostavno izostavljeni. Ovdje je fokus bio na detaljnom planiranju,jer se većinom planovi ne provode u tom smjeru. Neki misle kako je to nešto što izrasta iz same organizacije. Međutim,ako se nije detaljno planiralo tada je problem ponavljanja postupaka,a to je problem u koncentraciji zaposlenika u način rada. Ukoliko zaposlenik često mijenja načine i strukturu rada time dolazi do njegova ne interesiranja u slijed,a to opet izaziva zabune u procedure rada. Svakako treba dobro osmisliti planiranje,jer ako se to kvalitetno uradi tada je i postupak rada jednostavniji.

Organizacija, je svakako bila slabije odrađena,pa je bila potrebna dodatna vježba za novi oblik rada. Naravno i procesi su bili odgođeni,jer se nekim pojedincima jednostavno nije sviđalo mijenjati način poslovanja. Možda su bili zadovoljni sa starim načinom poslovanja,a opet je možda problem u inertnosti samo vlasnika organizacije:

-sposobnost kretanja prema cilju je bio najteži postupak u cijelom ciklusu. Prvi je problem je bio ne postojanje cilja,pa opet objašnjavanje o načinima djelovanja prema ciljevima,koji je posebna priča. Opredjeljenje prema definiranju ciljeva je prošlo daleko lakše od ostalih procesa djelovanja. Samo što je realizacija prema ciljevima bila teška. Uvijek ste morali ponavljati postupke i procedure pojedincima koji su bili ne sigurni u svoje djelovanje. Još je jedino bio problem sustavno praćenje i kretanje prema poslovnim ciljevima.

-sposobnost timskog djelovanja ,to je bajka za sebe. Početak je bio opasan, kada smo stvorili nekoliko timova,pa je bilo negodovanja,kako netko neće s nekim ili netko ne želi s nekim biti u grupi. Vječiti problem,barem kod velike većine organizacija. Nakon nekog vremena smo postigli suglasnost,ali samo zahvaljujući presijecanjem negodovanja i obećanjem kako će kasnije biti bolje. Napokon smo nešto postigli i umirili smo strasti. Neke procese smo vježbali nekoliko puta,ali se isplatilo. Bilo je osvježavajuće kada smo dobili povratnu informaciju kako je naš način bio bolji i kvalitetniji.

 -ostvarenje ciljeva je bilo malo lakše,jer su pojedinci bili već ranije riješeni popraviti stanje u svojem poslovanju. Svakako im je bio cilj biti u boljem poslovnom okruženju,ali je proces bio pomalo iscrpljujući. Ipak ,na kraju, su zaposlenici bili svjesni kako je taj proces nužan za daljnje kvalitetnije poslovanje.

Produkcija je sljedeći oblik djelovanja. Ovdje smo morali biti precizni u utvrđivanju kvalitete proizvoda:

-izgradnja sadržaja/kroz kanale je bio proces utvrđivanja prave kvalitete i zamišljanje vrijednosti ukupnog truda. Pokrenuli smo i proces prodaje kroz kanale na najjednostavniji način,koji smo imali u vidokrugu. Repetitivno ponavljanje je bilo lako u procesu. Tu su problemi bili naj-lakši.

-vrijeme korištenja smo prilagodili godišnjim dobima. Imate često situaciju gdje pojedine organizacije eksploatiraju svoj proizvod do iznemoglosti. Takav način nije uvijek i najbolji,ali ako se koristite varijacijama,to je glavni zgoditak. Pokušali smo oblikovati proizvod prema godišnjim dobima i slično. Napravili smo to tako da bi se uvijek nešto mijenjalo. Proces je bio interesantan,a ideje su također bilo odlično odrađene.

-kanali proizvoda i komunikacije su išli kroz različite smjerove. Proizvod je imao svoj običan slijed kretanja,a komunikaciju smo doveli do jasnoće i preglednosti. Svakako su procedure bile jasne i realno postavljene. Nije bilo ne pre-naglašavanja,a nije bilo ni pucanja veza. Svakako smo smanjili količinu svađa i unutar-organizacijskih problema.

すし! produkcija. (Photo credit: Kaja.A)

-utjecajna javnost/odnosi je svakako bila u našem planu. Često imate situaciju gdje pojedine organizacije jednostavno ne vode računa o svojim glavnim interesnim skupinama i svojoj javnosti. Većinom se događa situacija svađa na predmetnoj razini. Problemi oko nekih sitnih elemenata mogu otežati poslovanje svima. To smo svakako eliminirali,a tu smo bili u prednosti,jer smo došli kao izvanjski element,što nam je olakšalo.

Analiza:

-slušanje/analiza grupe je sljedeći postupak koji smo osmislili,jer je bilo nužno imati povratnu informaciju između pojedinih odjela. Tu se morala graditi posebna mreža i načini komunikacije,koji mogu dovesti do rezultata. Imate pojedinaca koji jednostavno ne žele čuti bitnu informaciju,pa se zbog toga često morate vraćati na početak djelovanja. Stvarno je frustrirajuće,ali je posao trebalo napraviti do kraja.  Analiza je grupe i učinka bila lako provediva,jer smo slijedili osnovne informacije o količini određenog posla. Vidjeli smo koji elementi imaju težu situaciju,pa smo posvetili vrijeme za dodatnu edukaciju i uspostavljanje posebnih kontrolnih mehanizama. Što je naročito bilo bitno u sljedećem poglavlju.

-sistem identifikacije i mjerenja urađenog  je manualni način pregleda svih dostupnih informacija. Budući su svi elementi proizvodnje pokriveni upisom učinka i djelovanja,time smo olakšali pregled svih zastoja i problema koji nastaju u proizvodnji. Neke elemente nadgledanja smo postavili tako da se funkcije preklapaju. Tako smo došli u situaciju nadgledanja i susjednih nivoa proizvodnje,ali smo ih posebno označavali i vodili kao evidenciju drugog odjela. Svakako smo težili imati pokrivenosti svih elemenata u proizvodnji.

Ukoliko smo nešto zaboravili slobodno nas komentirajte ili nam javite.
Javite nam na: blazenko72@gmail.com