Kako delegirati na poslu?

Delegiranje ili prijenos ovlasti sa sebe na nekoga drugoga. Ovlašćivanjem nekoga drugoga dajete svoje alate upravljanja na nekoga drugoga. Time nekome dajete ovlasti upravljanja umjesto vas,ali i nekome dajete ravnopravnu važnost u sudjelovanju u postojanju organizacije i poslovnog postojanja. Jedna od aktivnosti jeste izbor pravog zaposlenika za tako nešto. Odabirom pojedinca/ke prenosite svoje obavezno vrijeme upravljanja stavljate na nekoga drugoga i time imamo više vremena za obavljanje nekog drugog važnog posla. Za delegiranje je potrebno imati riješeno nekoliko glavnih pitanja,a to su u vezi osobitosti,sposobnosti i važnosti poslovnog delegiranja. Ovdje su naznačene neke od postavki.

Postavka 1:

1.Uzmite jasno zašto je delegiranje važno za vas osobno? 

2.Koliko vam je potrebno vremena i prostora ?

3.Možda bi više članova ,organizacije, dobro došlo?

4.Kako će se to odraziti na korištene resurse?

  

Postavka 2. Identificirajte svoje i vrijednosti same aktivnosti.

Pravim identificiranjem i odgovornim djelovanjem za samu vrijednost učinjenog ili možda pretpostavljenog posla čini delegiranje lakše i jednostavnije. Pretpostavka jeste kako vam treba netko još,kako bi mogli stići onaj dio obaveza koji je u zastoju. Samo što se ovdje pojavljuje problem,ako i to samo ako malo bolje sagledate svoje mogućnosti i svoj stav,tada možete imati realniji pogled na cijelu situaciju. Možda si možete postaviti pitanje:je li mi to treba? Možda se sa samom automatikom može dobiti bolja performansa ili čak spajanjem nekih dijelova organizacije. Možda promjene i nisu toliko nužne? Ukoliko se odredite za proširivanje ili delegiranje,tada morate imati u vidu ukupnu vrijednost načinjenih poslova.

Postavka 3. Utvrditi zadatke

Dogodilo se kako delegirate svoje ovlasti i imate namjeru posvetiti svoje vrijeme nečemu drugome,što opet smatrate veoma bitnim. Tada morate imati jasan cilj sa točno zacrtanim ovlastima i načinima rada. Neke od organizacija koriste procedure ili oblik skraćenih pravilnika,kod amerikanaca se učestalo koristi Flow-chart,ali imaju neku zamišljenu viziju kako bi to trebalo izgledati. Moramo pripaziti na sva "najgluplja" pitanja koja nas mogu zadesiti. Samo tako možemo sve i predvidjeti.

Postavka 4. Odredite zaposlenika

Pronašli ste nekoga tko ima dovoljno "mozga"ili sposobnosti za odraditi posao koji se traži i imate spremna odgovore na sva pitanja,ali se uvijek dogodi neki od malih previda. Kao što su:slobodno vrijeme,ne zadovoljstvo učinjenim djelom,miješanje u pojedine zamisli organizacije poduzeća u ovisnosti sa drugima,itd. Ovdje možemo mnogo nabrajati,ali je bit kako moramo pokriti one segmente koji su ostali sami ili slabo zaštićeni. Zato je priprema i cilj,a uz vježbanje i promišljeno djelovanje mogu imati veoma velik uspjeh u daljnjem delegiranju.

Postavka 5. Prepoznajte koliko zadatka je potrebno delegirati.

Pojedini poslovi se lako mogu prenijeti na nekoga drugoga,jer i nisu u tolikoj važnosti. Međutim postoje poslovi koje je teže prepustiti nekome drugome,jer su malo osjetljiviji ili mogu biti teži u poslovanju organizacije. Zbog toga je potrebno i kroz ciljeve i kroz odabir zaposlenika točno odabrati onu pravu dobitnu kombinaciju,ali se isto tako može delegirati samo pojedini dijelovi obveza koje mogu biti lako prenijete na nekoga drugoga. Druga opcija jeste i broj zadataka koji može biti prenijet na nekoga drugoga. U svako slučaju zatrpavanje jednog dijela organizacije,a olakšanjem drugoga dijela ne čini poduzeće funkcionalnim.

Postavka 6. Prijenos ovlasti je "kristalno jasan".

Postavke su nastupile,sve teče prema zamišljenom tijeku,nema kriznih situacija i nije potrebna posebna intervencija. Ne dolazi do preklapanja ovlaštenja,nije se dogodio incident i svi sve znaju kako treba djelovati. Ipak je ovdje bitan jedan aspekt napomenuti,a to je VJEŽBA. Ukoliko niste sigurni u izvedbu samog plana potrebno jeste i simulirati vježbu, koja može dati realniju sliku samog djelovanja i mogućih problema.

Postavka 7. Izaslanstvo.

Drugi od aspekata, koji je lako primjenjiv,jeste izaslanstvo. Pojedinac/ka iz vama bliske okoline,a znate kako može dobro obaviti posao,može biti poseban "izaslanik" ispred vaše organizacije. Izaslanik koji može imati svojstva i mogućnosti nadomjeska vaših planova i obaveza. Ukoliko stvara posebnu vrijednost i lako se uklopi u shemu same organizacije,bilo bi potrebno nastaviti sa takvom suradnjom i djelovanjem.

Postavka 8. Treniranje.

Još jedan od načina kako olakšati način djelovanja jesu treninzi. Priprema vježbi ili timski rad mogu dati uvida o sposobnostima,načinima rada ili djelovanja,karakteristikama,sposobnostima djelovanja pojedinaca iz vaše organizacije. Ovdje se lako pokazuje čvrstina i spona između zaposlenika i organizacije,a samim time se omogućava detaljan uvid u kvalitetu i sposobnost zaposlenika.

Postavka 9. Praćenje zadatka

Praćenje zadataka je nužnost,ma koliko je to ne popularan način rada između zaposlenika,ali ipak se mora imati evidencija i trajniji način praćenja same izvedbe rada i zadataka. Velike korporacije imaju izvještaje i pisane priloge,a kod manjih je slučaj sa usmenim djelovanjem,to su općenite karakteristike. Osnova jeste kako mora postojati povratna informacija u učinjenim djelima.

Postavka 10. OPET IZ POČETKA.

Postavke ste složili,ekipa je uigrana,posao nema zastoja,rješenja imate na pretek,situacija je idealna,SUNCE SIJA SVE U ŠESNAEST. Opet se vraćamo na početak i ponovno osmišljavamo način djelovanja za delegiranje. Osmišljavamo ciljeve,obaveze,poslove i proširujemo djelovanje. Ponovno se pripremaju vježbe,zadaci i traži se u uvid sposobnosti svih zaposlenika,jer od njih ponovno tražimo i biramo izabrane osobe za predstavljanje.

Sve ovdje navedeno jeste samo privatno razmišljanje,a bez utjecanja na nečiji način poslovanja. Ukoliko smo nešto zaboravili ili propustili,slobodno nam javite ili nas komentirajte.

Ukoliko smo nešto zaboravili slobodno nas komentirajte ili nam javite. 
Javite nam na:osjobcomm@gmail.com 
Facbook:Osjob Communication Fan Page 
 Twiter: Osjob Communication 
SVE KONZULTACIJE SU BESPLATNE. 
<script src="//www.punchtab.com/mast/10981/giveaway_widget.js"></script>
Ukoliko imate neki problem,slobodno nam javite. Rado ćemo pomoći.

<script type="text/javascript">

  var _gaq = _gaq || [];
  _gaq.push(['_setAccount', 'UA-35001982-1']);
  _gaq.push(['_trackPageview']);

  (function() {
    var ga = document.createElement('script'); ga.type = 'text/javascript'; ga.async = true;
    ga.src = ('https:' == document.location.protocol ? 'https://ssl' : 'http://www') + '.google-analytics.com/ga.js';
    var s = document.getElementsByTagName('script')[0]; s.parentNode.insertBefore(ga, s);
  })();

</script>